Sales call atau blusukan adalah salah satu kegiatan dasar yang wajib dilakukan bagi mereka yang bergerak di bidang penjualan dan pemasaran di hotel. Mengadakan pertemuan untuk bertemu dan mengenalkan produk hotel, membahas, menjelaskan dan menjualnya.
Lima belas tahun silam, kegiatan marketing terbilang sederhana. Ada satu lembaran cardex. Anda tahu? Cardex, kertas berisi catatan kegiatan sales call di hari itu.
Catatan perusahaan apa saja yang telah dikunjungi. Bertemu siapa dan kabar terbaru dari perusahaan tersebut. Kembali ke kantor di sore hari setelah sales call, harus dilaporkan melalui cardex. Ditulis tangan rapi lalu menjadi bahan diskusi dengan tim penjualan ketika briefing pada hari yang sama.
Penyimpanan cardex dalam filing kabinet. Jadi setiap tim penjualan memiliki masing-masing kabinet. Itulah yang menjadi tanggung jawabnya selama bergabung di satu hotel.
Seiring berjalannya waktu, di era digital marketing beberapa hotel masih menggunakan metode tersebut namun cardex dibuat dalam file e-cardex. Jadi dokumen file sebanyak jumlah perusahaan beserta anak perusahaan yang jumlahnya sekitar ratusan.
Keuntungan e-cardex selain lebih terperinci tentang profil perusahaan satu persatu, sederhana juga mudah dan cepat. Tidak terganggu oleh property management system (PMS) bila terjadi kesalahan sistem.
Semakin mengikuti perkembangan teknologi, kini E-cardex digantikan sistem pada PMS. Kita akan temukan data perusahaan lengkap beserta catatan terbaru bila tim penjualan rajin mengisi data
Data lengkap termasuk alamat perusahaan, nama kontak dan jabatannya, nomor yang dihubungi serta nama-nama VIP. Pencatatan sejarah kunjungan tim penjualan juga sangat diperlukan agar berkesinambungan jika anggota tim resign.
Itulah salah satu kecanggihan teknologi pada penjualan dan pemasaran di hotel.Teknologi berlari sangat cepat hingga kini beralih pada platform mutakhir yang disebut E-Marketing. Dan saya mengikuti serta mengalami perubahan dari manual hingga terbarukan selama 3 dekade sampai sekarang.
Please read also Global Marketing Hospitality
Menjaga hubungan baik dengan klien, demikian salah satu daya jual sebagai sales person.
Ms. Maria - Beiersdorf Jkt/*dokpri
Di era digital marketing kini hampir seluruh kegiatan marketing dilakukan melalui platform e-marketing namun terdapat beberapa cara yang masih dilakukan secara berinteraksi face to face yaitu sales call / sales visit . Kegiatan sales call dikerjakan secara traditional. Lihat juga Marketing Strategy
Dimasa wabah Covid 19 (Corona Virus Disease) melanda negri ini bahkan di setiap belahan dunia, pertemuan dilakukan secara face to face melalui aplikasi zoom, skype atau video call whatsapp. Hanya untuk pertemuan urgent dan penting saja, mereka masih melakukan kunjungan itupun dengan menerapkan aturan protokol kesehatan yang ketat.
Mari kita bahas perihal sales call secara detail berdasarkan pengalaman praktis sehari-hari sales marketer sebagai bahan sharing kepada sales team. Khusus area sales call yaitu Jakarta sebab bilamana anda telah sepenuhnya memahami market area Jakarta maka sales call di kota-kota kecil lainnya dapat teratasi dengan sangat mudah. Sales marketer dari kota-kota lain atau out of island bisa membaca dan belajar dari article ini sebagai pengetahuan dasar bagi pemula sales marketer hotel.
1. The purpose of sales call
Sales marketing department dari hotel bertugas memberikan panduan, arahan, cara dan penjelasan mengenai manfaat hotel beserta fasilitasnya kepada perusahaan atau calon pembeli.
1.1 Effective sales call :
Agar sales call effective maka ada beberapa hal yang harus dipersiapkan :1.2 Knowing well the company profile
Pahami benar company profile pertanda kita memberi perhatian kepada calon pelanggan/pelanggan tetap. Kegiatan regular apa saja yang kerap kali diadakan, dan apa yang menjadi concern dari company ini. Caranya dengan membaca website, news dari press conference dan updated news lainnya. Kemudian mengenai kegiatan perusahaan dapat diketahui melalui social media; Instagram, Facebook, Twitter, Linkedin dan lain-lainnya.
Setidaknya kita memiliki pengetahuan mengenai perusahaan itu sebelum berkunjung barulah memperkenalkan hotel anda, sehingga pelanggan merasa diperhatikan dan dihargai.
1.3 Knowing well the market area
Kita harus memahami benar market area yang akan dikunjungi. Contohnya bila hendak sales call pada company ke area industry di Pulogadung, anda cari tahu company apa saja yang dekat dengannya sehingga ‘2, 3 pulau terlampaui, artinya terkadang waktu yang terbatas mendekati makan siang tidak cukup waktu untuk menuntaskan sales call ke perusahaan berikutnya sesuai schedule. Maka anda dapat membuat schedule 2 company yang berdekatan untuk menghemat waktu. Pengaturan schedule amat berpengaruh terhadap sales call yang effective. Susunlah schedule yang rapih dengan waktu yang ketat.
1.4 Number of company per day
Banyaknya jumlah company yang divisit belum tentu menjadikan waktu sales call yang effective. Jumlah company tergantung pada area atau kota tertentu, padat atau lengangnya lalu lintas. Jauh dekatnya anda mengatur lokasi company.
1.5 Anticipate for spare time
Pada tahun 2004, di Jakarta mulai dibangun shelter bus Trans dan jalan-jalan cukup lengang untuk melakukan call sebanyak 8 company. Dari Sheraton Media Hotel & Tower di Gunung Sahari ke area Jalan Sudirman atau SCBD hanya memakan waktu masimum 20 menit dengan berkendara. Dalam satu hari kami bisa mencapai target call sebanyak 8 company.
Di saat mulai beroprasinya Bus Trans, jumlah company menurun menjadi 5 company per day karena traffic yang mulai padat.
Tambahkan waktu extra pada satu pertemuan. Misalnya sales marketer appointment pukul 10.00 AM, spare time bisa satu jam dari awal bila waktu ketempat tujuan hanya 15 menit. Spare time bila terjadi kemacetan, driver yang tak paham jalan, dan pengalihan jalan karena protester di area Jalan Merdeka.
Please read also Sheraton Media Hotel & Tower Jakarta
Bila anda sales call di Pontianak atau Palangkaraya anda masih dapat mengunjungi 8 calls karena lokasi company yang tidak terlalu jauh satu sama lain. Banyaknya jumlah company tidak berpengaruh pada sales call yang effective.
Terpenting adalah anda bertemu dengan orang yang tepat ditemui dalam menjual product hotel; booker, secretary, organizer, decision maker atau manager dsb.
2. Strategies sales call
2.1 KTP atau kartu indentitas
2.2 Ingat-ingat nama company apa yang akan divisit, lantai berapa dan nama contact
Jika anda lupa nama lantainya dapat ditanyakan kepada Receptionist building tetapi akan mengundang pertanyaan, sudahkah anda membuat appointment? Hindarilah pertanyaan dari receptionist building. Beberapa building menempelkan company name list di lobby, akan tetapi inipun sebaiknya dihindari sebab akan mengudang tanya dari security.
Agar tidak lupa, anda hapalkan saja nama contact dan di lantai berapa. Anda harus mempersiapkan serapih mungkin agar berjalan lancar, bila KTP tertinggal akan memakan waktu lama sehingga sales call anda tidak effective.
2.3 Focus and clear mind
Persiapkan pikiran yang jernih dan focus hanya pada appointment anda dengan client. Hal-hal diluar urusan business misalnya yang berurusan dengan masalah pribadi dikesampingkan saja agar anda focus hanya pada bahan diskusi nanti. Apalagi bila appointment anda dengan client untuk pertama kalinya. Ini akan memberikan kesan baik pada pertemuan pertama denganya.
2.4 Be right on time
Sales marketer harus tepat waktu menepati pertemuan dengan client, terlebih untuk bertemu dengan VIP (Director, Vice President, Managing Director) dari company tersebut. Bila anda terlambat, menimbulkan kesan buruk dan kekesalan pada client. The question: bila kita tak dapat berdisiplin mengatur waktu apakah mungkin mereka percaya kepada sales marketer untuk membantu event atau group nya?
Lebih baik menunggu daripada terlambat. Usahakan telah di tempat tujuan paling lambat 15 menit sebelum waktu yang dijanjikan client. Anda sales call di Jakarta? Bersiaplah untuk yang satu ini, tepat waktu. They are too busy to wait for you.
3. Knowing well the competitors
Anda hendak berkunjung ke beberapa company dalam satu harinya, pahamilah hotel apa yang sering digunakan dari company-company itu agar ini menjadikan pengetahuan sebelum perjumpaan. Hal ini sama dengan mengetahui bagian dari company profile. Ketahuilah Quarterly meeting, Outbond, team building, incentive group pernah diadakan di hotel apa saja. Disamping itu agar sales marketer menghindari kesalahan dalam memberikan harga. Dengan mengetahui company history itu kemudian kita dapat menentukan harga berapa yang pantas untuk group/ event tersebut.
Caranya update lah data base sales marketer secara teratur. Misalnya setiap satu minggu sekali.
4. Don't forget this things
4.1 Business card:
Persiapkan secukupnya, biasanya 1 box di dalam tas. Lebih baik lebih daripada kekurangan. Pada saat-saat tertentu, bila meeting usai dan anda jumpa dengan VP atau Director dari contact/booker anda, dan diperkenalkan kepada anda, saatnya membutuhkan business card atau name card extra.
4.2 Sales kit / Flyer / ipad
Persiapkan secukupnya, jika anda sales call di building x di Jakarta. Security akan memeriksa tas anda dan bila brochure atau flyer banyak, maka anda diminta menyimpannya sementara di bagian security dengan kata lain tidak diperbolehkan membawa banyak karena kecurigaan sales blitz di seluruh floor..hmm sungguh tidak menyenangkan.
4.3 Souvenir/gift away
Sebagai tanda terimakasih sales marketer kepada client yang telah meluangkan waktunya menemui dan mendengarkan penjelasan kita, gift away akan mengingatkan client kepada hotel kita, Be different, they will remember you well!
4.4 Schedule sales call plan
Yang terakhir adalah daftar ‘weekly sales call plan. Ini amat penting sehingga schedule teratur mengikuti plan, jika tidak pun dapat mengubahnya segera bilamana client tak menepati pertemuan atau mengganti dengan prospect company lainnya.
5. Weekly sales call plan
Sales marketer menyebutnya ‘Weekly Sales Call Plan, Biasanya dipersiapkan pada hari penghujung untuk schedule satu minggu kedepan. Seperti biasanya berupa E-file yang dapat dibuka kapanpun pada Smartphone, Ipad dan membuat catatan-catatan ringan seperti ‘prepare quotation letter, ‘company anniversary on 27th August, ‘new Branch Manager is Mr. David Sharp dan lain sebagainya
Weekly sales call plan ini amat penting sehingga schedule teratur mengikuti plan, jika terdapat perubahan yang mendadak dapat mengubahnya segera bilamana client tak menepati pertemuan atau mengganti dengan prospect company lainnya.
"Time never flashback" , menikmati waktu-waktu dengan berjumpa pelanggan/*dokpri
6. Sales blitz
Aktifitas sales promotion yang biasanya dilakukan pasar traditional selama satu hari. ‘Blitz berarti kilat karena pelaksanaanya hanya sesaat atau kilat di lokasi tersebut. Biasanya satu hingga 2 hari diadakan pada market tertentu. Misalnya pada masyarakat yang populasinya orang tionghoa maka sales promosion ‘dim sum food atau juga sebelum Easter day yaitu blitz ke sekolah Taman kanak-kanak untuk promosi acara paskah, lomba mewarnai dsb.
Sales blitz bersifat mengenalkan hotel product kepada public secara kilat dengan harapan menuai di kemudian hari atau periode tertentu. Jadi bila kita mengadakan promosi ‘Breakfasting semasa Ramadhan periode, lakukanlah 3o hari sebelumnya telah dipersiapkan seluruh materi dan di hari pertama promosi sudah dimulai termasuk kesiapan flyer untuk dibawa. Sulit mengadakan sales blitz jika tanpa hard copy atau flyer di tangan sebab seluruh pertanyaan client harus sudah tertera pada flyer.
Kita harus mem-follow up segera bila terdapat catatan yang harus dituntaskan
Sales blitz berbeda dengan flyering. Sales blitz menekankan pada short discussion, ada percakapan antara seller dan client. Didasarkan pada area tertentu, komunitas tertentu, market tertentu atau culture tertentu.
Flyering hampir tak pernah dilakukan lagi dimasa kini, selain waktu terbuang, waste energy, costly, pula tak tepat sasaran dari target clients kita. Public lebih tertarik dan mencari tahu dari social media di gadget mereka ketimbang menyimpan flyer atau brochure.
7. Sales Call Report / Reporting
Report atau laporan setelah sales call dibuat bersamaan dengan weekly sales call plan di setiap penghujung minggu itu kemudian di submit kepada Director Sales and Marketing atau sales leader and copy kepada General Manager.
DOSM dan GM hendaknya mengetahui seluruh activitas dan performance dari masing-masing sales
Penutup
Sales call adalah wajib bagi sales marketer hotelier. Pentingkanlah persiapan sebelum melakukannya, focus pada company profile dan buatlah berkesan atas kunjungan kita.
Pada era digital marketing kini seluruh administrasi manual atau paper work beralih kepada data-data melalui Post Master System, reporting secara online, dikirimkan via e-mail, DOSM memeriksa report via online dsb. Quality call berpengaruh kepada sales call yang effective.
Agar effective persiapan detail harus dilakukan sebagai perisai kita menuju lapangan. Timbulkan self confident melalui penampilan yang well groom dan good behavior, good attitude & good personality disertai pengetahuan yang luas dalam percakapan dan diskusi dengan client.
Berikanlah image yang baik untuk hotel melalui utusannya yaitu sales marketer yang handal. Galilah informasi sekecil apapun dari client sehingga kita dapat bekerja sama dengan mudah.
Sales call dilakukan oleh seluruh sales team, dari Sales Executive hingga DOSM dan GM.
DOSM bertanggung jawab terhadap seluruh key account hotel sebagai prioritas, juga terhadap prospect account oleh sebab itu DOSM harus melakukan kegiatan sales call pula misalnya dengan mengatur 3 x setiap minggu untuk half day saja. Sales leader harus melakukannya sebab ia harus mendengar langsung dari client mengenai update market sebagai bahan setting up dari strategy marketing
So all sales people go to market, find out and get to know from market so that get new issue about market. Sales marketer always behind the desk? No way
Comments