Siang itu di bandara keberangkatan hiruk pikuk. Saya membawa 2 koper besar, tas di bahu, belum lagi oleh-oleh yang baru dibeli.
Kulihat seseorang melambai-lambaikan tangan. Ow, dia mantan bos puluhan tahun lalu. Kuhampirilah tapi dia tergesa-gesa. Ah, kuselipkan saja kartu nama ke dalam tas kecilnya karena kedua tangannya pun penuh barang bawaan.
Keesokan harinya, ia
menghubungiku. Pertemuan selayang pandang rupanya membuahkan keberuntungan. Tanpa
banyak bertanya, ia memberikan sesuatu yang tak kuduga. Ia menarikku bergabung
dengan perusahaannya. Ow, senangnya.
Hubungan sempat terputus karena
kesibukan masing-masing dan nomor gawainya berganti. Tak mengira, seperti sesuatu
dalam skenario. Kejadian sepintas membawa nasibku mujur. Seandainya saya tak
menyelipkan kartu nama, pasti takkan ada
kisah ini.
Dalam dunia bisnis, tidak hanya
di perhotelan, sebelum tim penjualan terjun ke pasar akan dibekali modul
tentang tata cara berinteraksi dengan pelanggan.
Proses ujian yang ketat disebabkan
kegiatan blusukan akan menampilkan image suatu perusahaan. Tim penjualan yang
berkelintaran adalah duta ambassador perusahaan. Sebagai cermin brand hotel.
Pengenalan ini dilakukan dalam
bentuk role play diantara anggota tim. Dimulai membuat janji, bersalaman,
tersenyum, menyerahkan kartu nama, mendengarkan, bertanya, hingga pamit.
Itulah sekilas adegan drama
berikut rangkaian percakapan saat sales call harus benar-benar mantap.
Sesi role play ini termasuk dalam
7 hari pelatihan seorang penjual. Sila baca juga tautannya di sini.
Semua langkah menerapkan etika bisnis.
Melakukan role play wajib bagi
tim penjualan dalam melangkah sebagai pemula. Untuk masuk level lebih tinggi
lalu dimasukan praktek strategi menjual.
Sebagai langkah awal berinteraksi dengan klien, seperti cara memberi kartu nama juga harus sesuai etika bisnis.
Bila telah mengetahui cara ini,
tetaplah lakukan. bila anda belum memahami, saatnya mengubah kebiasaan. Apakah
kita :
a. Memberikan kartu nama dengan dua tangan tepat menghadap ke arah klien.
b. Nama dalam kartu harus langsung dapat dibaca saat memberikan kartu sehingga klien tak perlu membolak balikkan kartu nama.
Jika anda ragu melafalkan nama sang klien, sila tanyakan langsung bagaimana menyebut namanya dengan benar.
c. Simpanlah kartu nama di meja selama dalam diskusi. Jika lupa menyebut nama, dapat membaca kembali kartu nama.
d. Usai pertemuan, tulis tanggal, bulan dan tahun pertemuan sebagai pengingat.
Kisah yang tak boleh terulang
Suatu hari saya berjumpa dengan
hotelier dari luar Jakarta. Saya sapa saja, biasalah merasa sebagai satu
keluarga.
Setelah bertukar kartu nama, sungguh
terkejut, kartu nama, nomor hp dan e-mail dicoret dan ditimpa tulisan tangan.
Hindari coretan atau tempelan tulisan pulpen di kartu nama. Hal ini bisa jadi membuat ilfeel lho.
Ada lagi peristiwa lain sebagai
pelajaran. Mr. Brian, mantan bos ku mengajakku ke suatu perusahaan guna
berkenalan.
Perjalanan cukup jauh dari hotel.
Tiba di tujuan, oh, cari kartu nama di kantong kanan dan kantong kiri, tak
ditemukan. Ia pun tak dapat mengeja nama yang akan ditemui.
Ia juga tidak mencatat nomor
kontak ke dalam gawainya. Wah, saya sulit menceritakan kepada resepsionis. Yang
ia ingat adalah seorang di bagian manajemen, sedangkan perusahaan itu besar
sekali.
General Manager? Bukan. Direktur?
Bukan juga. Vice President? Tidak.
Tetiba di resepsionis seperti acara tebak-tebakan.
Setelah banyak pertanyaan,
akhirnya kami bertemu dengan Ibu Ayudwiningtyas. Meski singkat karena sang tuan
rumah telah menunggu lama. Duh.
Ya, gegara kartu nama, berakhir
tak menyenangkan, diliputi kebingungan karena percaya diri yang berlebihan.
Menyebut namanya saja tak sanggup.
Dalam perjalanan pulang, saya
iseng bertanya, dimana kartu nama itu terselip. Entah, ia pun tak tahu.
Jangan anggap kartu nama hal
sepele, jikalau tak mau rencana kita berantakan.
Begitu cermatnya seorang sales admin harus menyusun data pelanggan di zaman baheula yang masih serba manual. Karena itu seorang admin harus benar fokus hanya pada updating data base dan tidak mengurus pekerjaan lainnya.
Dampak seringnya blusukan, tumpukan
kartu nama semakin padat. Tak terasa dalam beberapa tahun terkumpulah sejumlah
kartu nama dalam boks.
Saya tidak yakin, kartu nama dalam boks tersebut update. Adakah cara efisien mendata tanpa kartu nama,
Dahulu, tiada jalan lain selain
mendata secara manual terus menerus. Memasukkan dalam data base dan sistem satu
persatu usai pertemuan dengan klien.
Betapa proses ini menyita banyak waktu
jika dikerjakan seorang sales yang seharusnya digunakan urusan lain. Maka tugas
ini dapat dikerjakan seorang admin.
Karena masa pandemi, kegiatan blusukan
telah berkurang. Menjaga jarak dan tidak bersinggungan secara fisik alasan agar tidak saling bertukar kartu nama.
Di zaman yang serba digital, pertukaran kartu nama dapat dilakukan melalui aplikasi contact card - business card scanner. Dalam hitungan detik, data masuk, lengkap dan akurat.
Dalam business card scanner data
akan tersimpan rapi. Sepanjang tidak menghapusnya, data akan selalu tersimpan.
Namun cara ini masih memerlukan kartu kecil guna keperluan scan.
Kartu nama tidak hanya sekedar
kartu kecil, ia berfungsi mengenalkan kita kepada pribadi lain guna kepentingan
bisnis.
Ada beberapa cara efektif selain melalui aplikasi business card scanner, agar kita tetap terhubung dengan partner bisnis dan pelanggan.
Supaya relasi bisnis dalam
jangkauan, sila simak catatan di bawah ini :
a. Menggunakan nomor handphone yang sama, tidak berganti-ganti.
Pertukaran data melalui aplikasi whatsapp. Hanya melalui satu nomor akan mencakup data lengkap si pengirim. Selama nomor W/A tidak berganti, anda akan selelu terhubung dengan para pelanggan.
b. Nomor handphone bisnis digunakan khusus untuk tujuan bisnis, tidak dicampur kepentingan pribadi.
c. Database diupayakan sinkron dengan media sosial profesional seperti Linkedin.
Desain kartu nama yang
kekinian
Dalam hal desain, kartu nama
memiliki banyak perubahan. Sebuah kartu nama memuat informasi lengkap tentang
data perusahaan yang dapat diakses dalam hitungan satu hingga dua menit saja.
Selain dilengkapi situs website
melalui QR code perusahaan, kartu nama dilengkapi media sosial: Linkedin,
Facebook, Twitter, Instagram dan tentu saja nomor Whatsapp.
Beberapa pelanggan mencantumkan
foto pada kartu nama. Boleh-boleh saja asalkan kartu nama tidak penuh karena
banyaknya informasi.
QR code akses langsung terhubung
menuju situs website perusahaan yang memungkinkan segala informasi didapat
secara lengkap dan cepat.
Dahulu, seorang pebisnis masih
direpotkan oleh bawaan album berisi kartu nama ketika melakukan business trip.
Pada akhirnya, kartu-kartu
tersebut hanya tumpukan kartu nama dalam boks.
Pergantian zaman memang sangat cepat. Dahulu suatu kebanggaan, menyimpan kartu nama dalam tumpukan boks. Semakin penuh berderet-deret pertanda aktif bertemu pelanggan.
Kartu nama bertujuan mengenalkan
nama, jabatan dan data kita terhadap partner bisnis, pelanggan, kolega. Karenanya
anda akan dikenal baik bila data dalam media selalu memperbaharui.
Kartu nama kertas kelak akan
tersingkir karena sistem business card daring yang penyebarannya semakin mudah
dan cepat. Disamping melalui whatsapp yang mempercepat unggahan.
Belum lagi menjamurnya aplikasi
card reader khusus kartu nama. Walau berbayar tapi simple, cepat dan akurat.
Demikian dampak teknologi
terhadap perkembangan zaman meski hanya menyoal kartu nama.
Deretan kartu nama itu sekarang memang
jarang dipandang, ditengok pun tidak namun dibuang sayang.
Salam hospitality
Rujukan: Business Card, Wikipedia
Artikel terkait:
(*) Blusukan
(*) Jualan Parfum
(*) Bertatapan
(*) Kata Siapa Jualan Produk Hotel Tak Memicu Adrenalin
Comments