Bagi sales Marketing team dari hotel industry, meeting adalah kegiatan yang tak bisa kita hindari setiap hari, baik meeting internal atau dengan clients, formal meeting ataupun informal.
Tengok saja, pagi hari setiba di hotel, sales briefing telah menanti, setelah itu department head morning briefing. Dilanjutkan meeting diluar office dengan client, permintaan room presentation dan banquet meeting, serta kegiatan meeting lain. Itulah pentingnya sebuah time table chart yang perlu kita update sebagai reminder.
Berbahagialah sales marketer yang selalu mempunyai schedule business meeting teratur setiap hari berarti kita masih diperlukan clients karena begitu banyaknya permintaan. Sales marketer tak dapat menghindari activity yang satu ini, semakin banyaknya permintaan meeting, semakin banyak pula leads yang datang.
Activitas business meeting dengan clients yang beragam memerlukan kiat-kiat agar mendapatkan hasil yang memuaskan dan menciptakan kesan yang positive dari meeting participants.
Mari kita lihat apa saja "the do" dan "the don't" atau dapat disebut etika. Etika business meeting membantu kita untuk menciptakan meeting yang positive dan dynamic.
1> Be punctual
Hadiri meeting dengan tepat waktu, Beri jedah 10 menit paling tidak sudah tiba di ruang meeting sebelum waktu meeting dimulai. Ini untuk menunjukan positive impression kepada client. Jika meeting diadakan di hotel, bersiaplah di lobby 10 menit sebelum client datang sekalian menyambut kedatangan mereka. Tunjukan bahwa kita memberikan perhatian padanya.
2> Do not introduce yourself with your first or last name
Pada waktu session memperkenalkan diri, sebutlah nama kita dengan lengkap agar mereka mengingatnya. Dan jangan lupa pula berikan kartu nama. Ia akan melihat kartu nama dengan nama lengkap pula untuk memastikan
3> Be attentive
Pada waktu meeting kita harus memahami subject yang dibicarakan, sebab itu kelengkapan materi, fasilitas meeting ; lap top, In focus dipersiapkan dengan benar. In-focus yang blur screen tentu akan mengganggu kelancaran selama meeting.
4> Do not use your smartphone
Setiap peserta meeting harus focus, hindari menelpon, menggunakan gadget agar tak menghilangkan konsentrasi. Jika penerima telpon menganggap penting si-penelpon, usahakan excuse keluar ruangan untuk sekejap.
5> Try to contribute
Active berpartisipasi dalam meeting. Tak hanya menjadi pendengar, Sekali-kali memberikan comment atau idea sehingga keberadaan kita dapat diperhitungkan oleh peserta meeting
6> Be confident
Percaya diri sangat diperlukan. Jika kita nervous akan menimbulkan kesan tak baik. Percaya diri tidak hanya ditunjukan dari segi pengetahuan saja tetapi juga dari raut wajah yang tak menunjukan ketakutan, tenang, dan selalu siap dalam menjawab pertanyaan.
7> Do not eat during the meeting
Tidak diperbolehkan makan pada saat meeting. Yang diijinkan adalah jika telah dipersiapkan coffee break oleh host, maka tunggulah waktu break time jika tiba saat coffee break time. Bagaimana kalau perut tak berdamai? makanlah terlebih dahulu makanan yang dapat bertahan hingga meeting usai.
8> Ask only relevant question
Sebaiknya tak banyak mengajukan pertanyaan sehingga akhirnya tak relevant dengan subject meeting bahkan tak ada hubungannya sama sekali sebab waktu terbuang percuma membahas hal-hal lain yang irrelevant. Terkadang kita mendapati tipe peserta meeting seperti ini, sebaiknya host memotong lalu mengarahkan kepada pokok meeting semula. Terkadang peran host otomatis menjadi pemimpin dan pengarah dalam meeting
9> Be a good host
Jika kita penyelenggara meeting, kita harus memperhatikan semua peserta meeting. Mulai kedatangan hingga selesai meeting, mendengarkan penuh perhatian. terlebih jika clients mengundang kita untuk meeting di office kita sendiri. Setiap peserta harus merasa nyaman selama meeting berlangsung.
10> Dress properly
Sebaiknya kita perhatikan baju yang akan dikenakan untuk meeting, apakah pantas baju itu dikenakan untuk mengadakan meeting dengan seorang Gubernur misalnya. Berpakaianlah serapih mungkin, nyaman untuk kita dan elok dipandang semua orang. Mengenakan rok yang pendek atau terlalu pendek membuat tak nyaman pada saat duduk. Usahakan jangan salah costume.
11> Body Odor & bad breath
Ini merupakan satu hal yang membuat kita tidak self confident. Diharapkan seluruh gerak dari tubuh kita itu tak mengganggu peserta meeting. Pada waktu berbicara dan pada waktu bergerak. Point ini amat penting sebagai sales person yang selalu padat dengan acara meeting, baik didalam maupun luar hotel. Hendaknya selalu diperhatikan setiap waktu sebelum melangkah keluar rumah atau office.
Bagaimana jika rasa kantuk menyerang pada saat meeting? Go to rest room and wash your hand with fragrant soap; why? good smell wake you up or put water into your eyes,,take 3 minutes excuse.
Besides, please take coffee about 15 minutes before the meeting.
Anyway, be ready for last minute meeting, as many have business meeting shown you are super! so just create a meeting, there is revenue!
Comments